现金日记账余额不能为负数。因为现金日记帐要每日结出余额，一旦不够用，必须及时从银行提取，不能直接使用其它业务取得的现金。

现金科目使用的基本规则是：先进，后支，不能直接坐支现金。正常情况下，现金日记帐帐面余额为零的时候，你应该是没有现金给职工报销的。你若能给他们报销，说明你挪用了其他业务取得的现金，直接：
借：管理费用（或营业费用等）
贷：现金

由于现金帐只出不进，所以才出现负数，这是财务制度根本不允许的。规范的做法是：将各种途径收到的现金，先送存银行，需使用现金时，再从银行提取，基本业务流程是：
1、将收到的现金收入存入银行
借：银行存款
贷：主营业务收入（或其他业务收入，其他应收款等）
2、需要支付现金时，先提取现金，以增加现金日记帐的可用金额：
借：现金
贷：银行存款

然后再进行报销等现金支付业务：
借：管理费用（或：营业费用、其他应收款等）
贷：现金

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